امانة السر
أمانة السر هي ركن أساسي من أركان أي مؤسسة، سواء كانت شركة صغيرة أو كيانًا ضخمًا و تلعب دورًا حيويًا في تنظيم العمل و تسهيل سير الإجراءات الإدارية و دور محوري في إدارة الأعمال.
و في الشركات المصرية، يتزايد الاهتمام بدور أمانة السر و أمين السر، حيث أصبحا عنصرًا لا يمكن الاستغناء عنه في تحقيق الكفاءة و الفعالية.
ما هي أمانة السر؟
تعرف بالشخص المختص بتنظيم الاجتماعات و اعداد و كتابة محاضر الاجتماعات سواء مجلس الإدارة او الجمعيات العادية و غير العادية و هي بذلك تساعد كثيرا في زيادة فاعلية الإدارة و قد يشغل السكرتير منصبا أعلى كأن يكون مدير مكتب، و يمكن تعريفها بالقسم المسؤول عن إدارة الأعمال المكتبية و الوثائق و الاتصالات الرسمية للشركة و يشمل ذلك مجموعة واسعة من المهام، مثل:
- إعداد و تنظيم الاجتماعات الشركة و تحضير أجندات الاجتماعات، دعوة الحضور، و تدوين المحاضر.
- إدارة و حفظ الملفات و السجلات الرسمية للشركة، و تنظيمها بطريقة سهلة الوصول إليها.
- المراسلات الرسمية كصياغة الخطابات و المذكرات الرسمية، و إرسالها واستقبالها و على سبيل المثال دعوات الجمعيات.
و يشترط لانعقاد اجتماعات الشركة سواء اجتماعات الجمعية العمومية او مجلس الإدارة، حضور امين سر للاجتماع و لا يعد الاجتماع صحيح الا بحضوره و تعينه و الموافقة على تعينه.
و قد أوضح الدليل المصري لحوكمة الشركات الصادر من الهيئة العامة للرقابة المالية تعريف امين السر بالآتي:
أمين سر هو الشخص المسئول عن الإعداد و التنسيق لاجتماعات مجلس الإدارة و لجانه و كذلك اجتماعات الجمعية العامة، و تسجيل محاضر الاجتماعات و توثيقها و متابعة تنفيذ القرارات المتخذة، و يعمل أيضاً كمستشار لجميع أعضاء المجلس فيما يخص تطبيقات الحوكمة و دون تعارض مع دور الإدارات المعنية الأخرى.
و قد أوضح الدليل دور امين سر مجلس الادارة كالاتي:
- يعتبر منصب أمين سر مجلس الإدارة من المناصب الحيوية و المؤثرة في الشركة، و يجوز للشركة تشكيل وحدة تنظيمية لأمانة السر.
- و لا يقتصر دور أمين السر على تدوين محاضر الاجتماعات فحسب، بل يتجاوز ذلك ليمتد لتكوين رابطة مستمرة بين أعضاء المجلس ببعض و بين إدارة الشركة،
- و أيضا يكون مصادرا للمعلومات التي يطلبونها، و يجب أن يمنحه مجلس الإدارة الصلاحيات اللازمة للقيام بعمله بكفاءة و تدريبه عليها بشكل مستمر.
- و يفضل أن يكون أمين السر موظفا على درجة وظيفية مناسبة تمكنه من لعب دور المحرك و الوسيط بين أعضاء المجلس و الإدارة العليا للشركة و من ضمن مهامه على سبيل المثال ما يلي:
1- الإعداد و التحضير و إدارة لوجستيات اجتماعات المجلس و اللجان و الجمعيات العامة للمساهمين، و معاونة رئيس المجلس في إعداد جدول أعمال الاجتماعات، و تحضير المعلومات و البيانات و التفاصيل الخاصة بهذه الموضوعات و إرسالها إلى الاعضاء قبل الاجتماع بوقت كافي.
2- تبنى نشر فهم مبادئ الحوكمة بين أعضاء مجلس الإدارة و القيادات العليا و جميع العاملين بالشركة بما لا يتعارض مع دور الإدارات المعنية الأخرى بالشركة. متابعة استصدار و تنفيذ قرارات مجلس الإدارة و إبلاغ الإدارات المعنية بها و كذلك إعداد تقارير متابعة لها.
3- حفظ و توثيق كل ما يتعلق بقرارات المجلس و الموضوعات المعروضة عليه، مع التأكد من حصول المجلس على المعلومات الهامة في الوقت المناسب.
4- التنسيق مع كافة لجان المجلس بما يتيح الاتصال الفعال بين تلك اللجان و مجلس الإدارة.
5- التنسيق مع اللجان المعنية في إطار إتاحة ما يلزم من معلومات لمساندة رئيس المجلس في عملية تقييم أعضاء المجلس و أعضاء اللجان، و المقترحات التي يقدمها المجلس للجمعية العامة فيما يخص اختيار أو استبدال أحد الأعضاء.
6- تقديم المعلومات اللازمة عن الشركة للأعضاء الجدد و باقي الأعضاء.
و قد نص و أوضح قانون الشركات المساهمة رقم 159 لسنة 1981 و لائحته التنفيذية وظيفة امين السر و تعينه كالاتي:
المادة 67 من القانون: كما تحدد اللائحة التنفيذية إجراءات انعقاد الجمعية و رئاستها و كيفية اختيار أمانة السر و جامعي الأصوات، و طريقة أخذ الأصوات.
المادة 81 من القانون: يجب أن تدون محاضر اجتماعات مجلس الإدارة بصفة منتظمة عقب كل جلسة في دفتر خاص يوقع عليه من الرئيس و أمين السر، و يسري على هذا الدفتر الشروط و الأوضاع الخاصة بدفاتر الجمعية العامة.
المادة 212 من اللائحة التنفيذية: تعيين أمين السر و جامعي الأصوات فيعين رئيس الجمعية في بداية الاجتماع أمين سر الجمعية، و جامعي أصوات، على أن تقر الجمعية العامة تعيينهم، و يجوز أن يتم تعيينهم من غير المساهمين إذا لم يشترط النظام خلاف ذلك.
المادة 213 من اللائحة التنفيذية: حكم تكامل النصاب و عدمه فإذا تكامل نصاب الحضور المنصوص عليه في النظام، بدأت الجمعية العامة في نظر جدول الأعمال، و في حالة عدم تكامل النصاب، يحرر محضر بذلك و يوقعه رئيس الاجتماع و أمين السر و جامعاً الأصوات، و يعلن الرئيس بتأجيل الاجتماع إلى الموعد المقرر للاجتماع الثاني.
المادة 214 من اللائحة التنفيذية: محضر مناقشات الجمعية فيجب أن يتضمن محضر مناقشات الجمعية العامة – بالإضافة إلى البيانات المنصوص عليها بالمادة (75) من القانون – بيان مـن حضر الجمعية من غير أعضاء الجمعية, سواء ممثلو الجهات الإدارية المختصة أو الممثل لجماعة حملة السندات أو غيرهم و أن يثبت بالمحضر بيان الملاحظات التي أبدوها في الاجتماع، و يوقع على المحضر من رئيس الجلسة و أمين السر و جامعي الأصوات و مراقب الحسابات كمـا يجب إرسـال صـورة من محضر الاجتماع إلى الهيئة العامة لسوق المال و الإدارة العامة للشركات و الممثل القانوني لجماعة حملة السندات خلال شهر على الأكثر من تاريخ انعقاد الجمعية.
المادة 249 من اللائحة التنفيذية: تدوين محاضر مجلس الإدارة فيجب أن تدون محاضر اجتماعات مجلس الإدارة بصفة منتظمة عقب كل جلسة في دفتر خاص يوقع عليه من رئيس المجلس و أمين السر – و تسري على هذا الدفتر الشروط و الأوضاع الخاصة بدفاتر الجمعية العامة و المنصوص عليها بالمادة (75) من القانون.
أهمية أمانة السر و أمين السر في الشركات المصرية
- ضمان السير السلس للأعمال حيث تساهم أمانة السر في تسهيل سير العمل اليومي للشركة، و تقليل الروتين.
- حفظ السجلات الرسمية فلأمانة السر دورًا حاسمًا في حفظ السجلات الرسمية للشركة، مما يضمن حماية حقوقها القانونية.
- بناء صورة إيجابية للشركة حيث تعكس كفاءة أمانة السر صورة إيجابية عن الشركة أمام العملاء و الشركاء.
- الدعم الإداري من خلال تقديم أمانة السر الدعم اللازم للإدارة التنفيذية، مما يمكنها من التركيز على اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
مستقبل أمانة السر في الشركات المصرية
مع التطور التكنولوجي المتسارع، من المتوقع أن تشهد أمانة السر تغييرات كبيرة في المستقبل. و من أهم هذه التغييرات:
- الاعتماد على التكنولوجيا حيث للتكنولوجيا دورًا متزايدًا في اتمام العديد من المهام الإدارية، مما سيساهم في زيادة كفاءة أمانة السر.
- تطوير المهارات الرقمية فمن الضروري لأمناء السر تطوير مهاراتهم الرقمية، مثل استخدام برامج إدارة المستندات و الاتصالات.
- التركيز على المهام الاستراتيجية فمع تزايد الاعتماد على التكنولوجيا، سيكون على أمناء السر التركيز على المهام الاستراتيجية، مثل تحليل البيانات و تقديم الدعم في اتخاذ القرارات.